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Il GDPR e il diritto del socio a conoscere i dati personali degli altri soci

Il GDPR e il diritto del socio a conoscere i dati personali degli altri soci

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Il socio della società di capitali ha diritto – entro determinati limiti – a farsi comunicare dalla società i dati personali degli altri soci. Analisi dei provvedimenti del Garante Privacy del 19 dicembre 2000 e del 26 marzo 2009 e della Sentenza Tribunale di Milano n. 6741/2016 del 27/05/2016

Il Socio chiede alla società – titolare del trattamento – di consentire l’esame del libro soci e la comunicazione dei dati personali degli altri soci per consentire l’esercizio dei diritti sociali

Come deve comportarsi la società – titolare del trattamento – di fronte alla richiesta del socio di società di capitali che chieda di poter ispezionare il libro soci e di comunicargli i dati personali degli altri soci (comprensivi dell’indirizzo di residenza e codice fiscale)?

La questione è molto complessa, tanto da aver richiesto nel tempo i due provvedimenti del Garante Privacy sopra menzionati ed un più recente intervento del Tribunale di Milano – Sezione specializzata in materia d’impresa (i relativi provvedimenti sono scaricabili dai link di sopra).

Nel provvedimento del 19 dicembre 2000 il Garante Privacy aveva già chiarito i termini fondamentali della questione del diritto del socio a conoscere i dati personali degli altri soci.

In particolare, il Garante aveva ricevuto vari quesiti con i quali era stato chiesto se l´accesso dei soci ai dati personali contenuti nei libri sociali obbligatori, disciplinati, in particolare, dall´art. 2421 del codice civile, contrastasse con la normativa sul trattamento dei dati personali.

Il Garante imposta l’esame della questione prendendo in considerazione le seguenti norme:

  • l’art. 2421 c.c., che individua alcuni dati che devono essere contenuti nei libri sociali obbligatori;
  • il successivo articolo 2422 c.c. che disciplina il diritto di ispezione di alcuni libri sociali da parte dei soci;
  • l´art. 2490 c.c. (per le società a responsabilità limitata) e l´art. 2516 cod.civ. (per le imprese cooperarive e le mutue assicuratrici);
  • artt. 9, 20 e 43 legge n. 675/1996.

Il Garante, in particolare, rileva che la normativa sulla tutela dei dati personali “non preclude in alcun modo l´esercizio dei diritti dei soci, che può implicare (in conformità a quanto previsto da leggi, regolamenti o normative comunitarie in materia societaria) la necessità di acquisire dati, notizie e documenti inerenti all´attività sociale. Allorché, ai sensi di tale disciplina, il socio chieda di accedere a dati e documenti, la comunicazione dei dati personali riportati nei libri può avvenire senza il consenso delle persone cui si riferiscono i dati, dovendo la società adempiere ad un obbligo normativo (art. 20, comma 1, lett. c), legge n. 675). Tale comunicazione può avvenire senza il consenso dei soci non solo quando riguardi i dati indicati nella normativa di riferimento dallalegge (es. cognome e nome dei titolari di azioni nominative: art. 2421 cod. civ.), ma anche quando riguardi dati relativi allo svolgimento di attività economiche o provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque (art. 20, comma 1, lett. b) ed e), legge n. 675/1996). Nel caso in cui altri dati come l´indirizzo dei soci non siano oggetto di necessaria pubblicità in base alla normativa di riferimento, le società potranno peraltro valutare l´opportunità di chiedere il consenso dei soci ai fini della comunicazione a richiesta di terzi. Ciò sulla base di un´idonea informativa che può essere data anche unitamente all’informativa più generale fornita ai sensi dell´art. 10 della legge n. 675/1996“.

Ovviamente, se i soci avessero prestato il loro consenso alla comunicazione dei propri dati personali per questa finalità, non sarebbe necessario per la società acquisirlo nuovamente.

In definitiva, in questo primo provvedimento il Garante fornisce una risposta positiva al quesito, entro questi limiti: 

1 – è doveroso dare al socio tutte le informazioni che devono essere contenute obbligatoriamente nel libro soci e solo quelle, perché il socio non ha diritto di conoscere dati personali degli altri soci (anche se evetualmente comunicati alla società in aggiunta a quelli obbligatori) che non siano stati comunicati con la finalità di adempiere all’obbligo legale di tenuta del libro soci ed ai fini dell’esercizio dei diritti sociali;

2 – costituiscono eccezioni al principio di cui sopra: i) la possibilità di fornire i dati personali richiesti se gli altri soci via abbiano consentito per le finalità indicate dal socio richiedente; ii) la liceità della comunicazione dei dati personali dei soci (eventualmente contenuti nel libro soci) che siano altrimenti acquisibili da pubblici registri accessibili da chiunque.


Il parere del Garante Privacy del 26 marzo 2009 solo in apparenza amplia i casi in cui il socio ha diritto alla comunicazione dei dati personali degli altri soci.

Nel parere del 26 marzo 2009 il Garante Privacy sembra ampliare il novero dei dati personali che devono essere comunicati dalla società al socio richiedente. Oltre al nome ed al cognome (ai quali fa esclusivo riferimento l’art. 2421 c.c.), infatti, il Garante conclude che anche altri dati personali dei soci (ed in particolare l’indirizzo di residenza) debbano essere comunicati al socio che lo richieda, in relazione alla finalità di consentire il diritto di ispezione previsto dall’art. 2422 c.c.

Tale estensione viene motivata come segue:

Il Garante ha affermato che la disciplina di protezione dei dati personali non si pone in contrasto con le disposizioni del codice civile relative alla documentazione e alla trasparenza dell´attività societaria, e segnatamente con la disciplina che prevede il diritto di ispezione del libro dei soci (art. 2422 cod. civ.). A questo proposito, infatti, la comunicazione dei dati contenuti nel libro soci (anzitutto dei dati indicati all´art. 2421, comma 1, n. 1, cod. civ.: “il numero delle azioni, il cognome e il nome dei titolari delle azioni nominative, i trasferimenti e i vincoli ad esse relativi e i versamenti eseguiti”), trattandosi di un obbligo previsto dalla legge (che ne fissa modalità e condizioni), può avvenire senza che sia a tal fine necessario il consenso degli interessati (art. 24, comma 1, lett. a), del Codice).

L´Autorità ha altresì puntualizzato che nel caso in cui la richiesta di accesso concerna altri dati che non sono oggetto in base alla normativa di riferimento di necessaria pubblicità, le società potranno valutare l´opportunità di chiedere il consenso dei soci ai fini della comunicazione dei dati richiesti da altri soci”.

L’esordio della motivazione del provvedimento fa comprendere come il Garante valorizzi la possibilità ed il diritto del socio, in relazione ai dati personali per i quali le norme di legge prevedono una pubblicità necessaria.

Tale elemento è particolarmente evidente nel prosieguo della motivazione, secondo cui:

Nel caso di specie, utile anche al fine di precisare le indicazioni generali fornite in merito dal Garante nel menzionato provvedimento, il segnalante puntualizza la propria richiesta formulata nell´esercizio del diritto di ispezione con riguardo ad una specifica tipologia di elementi informativi non espressamente menzionati all´art. 2421, comma 1, n. 1 cod. civ., quella relativa all´indirizzo dei soci.

Rispetto a tale specifico profilo, pertanto, occorre valutare se la normativa di riferimento ne preveda l’obbligatoria comunicazione, restando diversamente possibile una sua comunicazione solo in presenza del consenso dell’interessato o di uno degli altri requisiti equipollenti previsti dall´art. 24 del Codice.

Orbene, l´art. 4 R.D. 29 marzo 1942, n. 239 (“Norme interpretative, integrative e complementari del R.D.L. 25 ottobre 1941, n. 1148, convertito nella L. 9 febbraio 1942, n. 96, riguardante la nominatività obbligatoria dei titoli azionari”) prevede che “l´intestazione dei titoli azionari e l´annotazione dei trasferimenti dei vincoli reali sui titoli sono fatte con l´indicazione del nome, cognome, paternità e domicilio del titolare o della persona a favore della quale sono costituiti i vincoli” e “quando trattasi di enti, si indicano la denominazione e la sede principale”; gli elementi contenuti nell´intestazione sono riportati anche nel libro dei soci (cfr. art. 1, comma 2, R.D. n. 239/1942; v. altresì artt. 2, 3, 4, comma 3 e 7, R.D. n. 239/1942). Tale disposizione è poi richiamata nell´art. 5, l. 29 dicembre 1962, n. 1745 (“Istituzione di una ritenuta d´acconto o di imposta sugli utili distribuiti dalle società e modificazioni della disciplina della nominatività obbligatoria dei titoli azionari”), ove è stabilito che “prima di restituire i titoli azionari esibiti per la riscossione degli utili o depositati per l´intervento in assemblea la società emittente e i soggetti incaricati ai sensi del primo comma del successivo art. 6 devono rilevare, relativamente ai soggetti che risultano possessori dei titoli o titolari di diritti reali sugli stessi, gli elementi indicati dall´art. 4 del regio decreto 29 marzo 1942, n. 239, modificato dalla legge 31 ottobre 1955, n. 1064 e dal presente articolo […]. Per le imprese che non hanno personalità giuridica l´intestazione e l´annotazione di cui al citato art. 4 debbono contenere le generalità e il domicilio di chi ne ha la rappresentanza”. Il comma 4 della medesima previsione pone in capo alla società emittente l´obbligo (sanzionato amministrativamente dall´art. 13, l. n. 1745/1962) di “aggiornare il libro dei soci in base agli elementi rilevati ai sensi del primo comma”.

Dalla lettura complessiva delle disposizioni menzionate può quindi desumersi che il libro dei soci ha un contenuto informativo più ampio rispetto alle indicazioni contenute nell´art. 2421 cod. civ., dovendo contenere, tra l´altro, il domicilio di ciascun socio. Anche tali informazioni, quali risultano registrate nel libro dei soci al momento della richiesta di ispezione, devono quindi essere comunicate al socio che ne faccia richiesta, eventualmente ottenendone “estratti a proprie spese”, in occasione dell´esercizio del diritto di ispezione previsto dall´art. 2422 cod. civ. senza che a tal fine sia necessario il consenso degli interessati; ciò, anche per consentire l´esercizio del diritto di convocazione all´assemblea (art. 2367 cod. civ.) e i diritti di denuncia (artt. 2408 e 2409 cod. civ.), i quali, per trovare concreta attuazione, presuppongono il previo soddisfacimento dell´esigenza di mettere i soci in contatto fra di loro (così da consentire poi di raggiungere il quorum previsto dalle disposizioni menzionate: in tal senso v. anche Comunicazione Consob DM/99008319 dell´8 febbraio 1999)”.

In definitiva, il Garante conclude per l’ampliamento dei dati personali che devono essere comunicati al socio richiedente, perché le norme di settore prevedevano che le informazioni obbligatorie contenute nel libro soci integravano l’art. 2421 c.c. prevedendo anche l’inserimento tra le informazioni obbligatorie del domicilio del socio.

La Sentenza del Tribunale di Milano – Sezione specializzata in materia d’impresa n. Sentenza n. 6741/2016, pubblicata il 27/05/2016

La controversia decisa dal Tribunale di Milano attiene alle modalità di tenuta del libro soci e in particolare alla necessità o meno di indicare a libro, oltre alle generalità dei titolari delle azioni, anche il domicilio degli stessi, così da consentire l’immediata conoscibilità del dato agli altri soci ex art 2422 cc per eventuali interlocuzioni dirette tra loro.

Il Tribunale di Milano approda ad una conclusione opposta a quella del Garante Privacy.

Tuttavia, lo fa esclusivamente sul presupposto che la normativa di settore richiamata dal Garante Privacy nel provvedimento del 2009 avesse subito modificazioni sostanziali, senza discostarsi dalle considerazioni e dai principi enunciati dal Garante, che il Tribunale mostra di conoscere e di condividere, rilevando anche come “Entrambe le parti fanno inoltre riferimento nelle rispettive difese a discordanti pareri resi in materia dal Garante della Privacy in data 19.12.2000 (parte convenuta) e 26.3.09 (parte attrice)“.

Infatti, il Tribunale così motiva il provvedimento:

si ritiene qui corretta in origine ma ormai superata dalla evoluzione della disciplina di settore la premessa da cui muove la rivendicazione degli attori, volta ad individuare nella normativa in materia di nominatività obbligatoria dei titoli azionari una fonte integrativa (limitatamente a tali titoli e alle relative vicende societarie) della più generale disciplina del libro soci di cui all’art 2421 cc. Una tale interpretazione poteva invero reputarsi fondata alla luce del dato letterale rappresentato dal combinato disposto degli artt 4 e 7 del R.D. 239/42 e 5 ultimo comma l. 1745/62 (secondo una scelta di fondo del legislatore di dettare disposizioni comuni per le operazioni di intestazione/annotazioni sui titoli e libro soci e comunicazioni allo Schedario Generale dei titoli azionari) ma oggi appare del tutto inidonea a fare i conti con la pura e semplice scomparsa (per quanto attiene i titoli emessi dalla società convenuta) degli strumenti cartacei cui faceva riferimento la menzionata normativa e con la conseguente (radicalmente diversa) disciplina positiva relativa alla legittimazione all’esercizio dei diritti sociali e ai relativi adempimenti in materia di comunicazioni quale prevista a partire dal dlgs 213/98 come poi in particolare modificato dal dlgs 27/10. In corso di causa la questione era già stata sollevata da parte convenuta attraverso il deposito di un “parere” redatto alla risalente data del 21.2.08 (v all. 13 di parte convenuta) in cui si sottolineava che “in caso di azioni integralmente dematerializzate – come lo sono le azioni emesse dalla banca – l’aggiornamento del libro soci avviene tramite le notizie che l’intermediario rilascia alla società emittente in occasione dell’avvenuto trasferimento. Ebbene in nessuna delle norme del dlgs 213/98 ovvero dell’ex regolamento mercati, nella parte non abrogata in tema di strumenti finanziari dematerializzati, compare espressamente la menzione del domicilio dei soci quale indicazione da comunicare all’emittente da parte dei vari soggetti interessati per l’aggiornamento del libro soci”. All’epoca l’assunto risultava in effetti fondato soprattutto sul disposto letterale del previgente art 89 tuif quale confortato dagli art 30, 33, 35 e 36 del Regolamento CONSOB – quali espressamente richiamati dall’art 37 in materia proprio di Banche popolari – che fanno appunto riferimento soltanto al nominativo degli azionisti e al numero di azioni depositati quali informazioni da comunicare e registrare. Peraltro, fermo restando il carattere indiscutibilmente innovativo della normativa in parola rispetto alla disciplina del R.D. 239/42, tale lettura del sistema trovava un obiettivo ostacolo di carattere letterale nell’espresso rinvio proposto dall’art 84 comma 2° tuif agli obblighi di comunicazione di cui all’art 5 l 1745/62 che a sua volta richiamava il comma 1° dell’art 4 del RD del ’42 che espressamente indicava tra i dati da registrare anche quello relativo al domicilio dei soci. In tale contesto si doveva dunque inevitabilmente prendere atto di un elemento di contraddittorietà che emergeva dalla più immediata lettura delle singole disposizioni di riferimento e dunque dell’esigenza in ogni caso di non fermarsi ad una interpretazione strettamente letterale del testo. In tal senso, sotto un profilo sistematico, poteva ragionevolmente profilarsi una alternativa tra il privilegiare l’espressa disciplina delle comunicazioni “obbligate” all’emittente con conseguente rilettura degli obblighi richiamati dall’art 84 tuif come operanti nei limiti delle comunicazioni specificamente indicate nel nuovo testo normativo o all’inverso partire dalla originaria previsione di integrale rinvio (attraverso il richiamo all’art 5 del ’62) all’art 4 comma 1° del R.D. per ampliare in via interpretativa il novero degli adempimenti previsti dal tuif in materia di comunicazione. A parere del Collegio la prima opzione interpretativa così delineabile poteva reputarsi più rispettosa delle indicazioni letterali fornite dal legislatore nella rinnovata disciplina di settore ma in ogni caso la questione appare inequivocabilmente superata alla luce dell’entrata in vigore del dlgs 27/10.

Ad oggi si deve infatti semplicemente prendere atto che:

i) in relazione ai titoli per cui è causa la disciplina del tuif risulta integralmente sostitutiva di quella prevista dal R.D. del ‘42 e successive modifiche, salvi i richiami espressamente proposti nel testo;

ii) nel nuovo quadro normativo “il trasferimento degli strumenti finanziari…nonchè l’esercizio dei relativi diritti possono effettuarsi soltanto tramite gli intermediari” (art 83quater);

iii) le comunicazioni “dovute” dagli intermediari alla società emittente risultano analiticamente indicate nell’art 83novies (nonché dall’art 83 duodecies) e non contengono alcun riferimento al domicilio dei titolari; iv) il previgente art 84 tuif (prima richiamato quale oggetto di problematica interpretazione) risulta abrogato e in particolare risulta non più riproposto nella nuova normativa il rinvio all’art 5 della l. del ’62 di cui al comma 2° dell’articolo – mentre risulta espressamente riproposta al comma 4° dell’art 83undecies la disposizione di cui al previgente art 84 comma 3° di rinvio alla previsione dell’art 7 della l del ’62 (obbligo di comunicazione allo Schedario Generale delle generalità complete degli azionisti, quali espressamente comprensive della indicazione del domicilio).

Alla stregua dei dati letterali così richiamati appare quindi del tutto superata (per quanto qui interessa) l’originaria previsione di disciplina unitaria degli obblighi di comunicazione e registrazione a fini societari e fiscali che emergeva nella impostazione del R.D. del ’42, secondo una mirata distinzione (oggi) delle concrete esigenze di tutela prese in considerazione nei diversi ambiti – e all’interno di tale percorso il legislatore ha chiaramente mostrato di accordare rilievo alla comunicazione del domicilio dei soci soltanto per quanto attiene ad incombenze di carattere fiscale, facendo per il resto affidamento alla generale disciplina di cui all’art 2421 cc quale rimasta invariata anche a seguito della riforma del 2003″.

Alla luce della motivazione sopra riporata, il Tribunale conclude che:

A parere del Collegio va dunque necessariamente esclusa, nell’attuale quadro normativo e con riferimento alla peculiare disciplina qui in rilievo, la possibilità di ravvisare un formale “obbligo giuridico” positivamente imposto dal legislatore di annotazione a libro soci (e dunque anche un correlativo diritto di conoscibilità ex art 2422 cc) del domicilio dei soggetti intestatari delle azioni. Conseguentemente, tenuto conto del carattere indiscutibilmente “sensibile” delle informazioni in parola, si ritiene pienamente legittima l’iniziativa assunta dal CdA della società convenuta di sottoporre alla volontà di ciascun socio la scelta di consentire o meno l’accesso al relativo dato“.

Conclusioni

Il GDPR non sembra aver sostanzialmente mutato il quadro giuridico alla base dei provvedimenti del Garante Provacy del 2000 e del 2009 e della pronuncia del Tribunale di Milano, dalla quale non vi è motivo di discostarsi.

Pertanto, si può concludere che:

1 – alla luce dei cambiamenti normativi intervenuti, il parere del Garante Provacy del 2009 non è più attuale e dovrà tenersi conto dei principi enunciati dal precedente parere del 2000 (ribaditi anche in quello del 2009, a ben vedere) e dalla sentenza del Tribunale di Milano 6741/2016;

2 – la normativa in tema di privacy non è di ostacolo al diritto del socio di ispezionare ed estrarre copia del libro soci e delle informazioni obbligatorie in esso contenute, previste dall’art. 2421 c.c.;
3 – se il libro soci contiene informazioni ulteriori (domicilio, codice fiscale, numero di iscrizione all’ordine dei medici, ecc. ), queste possono essere comunicate al socio che ispeziona il libro soci al ricorrere di almeno una delle seguenti condizioni:

3/A – quando tali dati siano relativi allo svolgimento di attività economiche o provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque (es. i dati ricavabili dalla consultazione di un albo professionale consultabile on-line)
3/B – quando la comunicazione avvenga con il consenso dei soci interessati (che nel caso di specie non hanno prestato ed andrebbe acquisito socio per socio).
4 – le informazioni che non sono comprese nei numeri 2 e 3 non possono essere comunicate al socio e, se presenti, dovranno essere oscurate o comunque non comunicate e rese conoscibili insieme alle altre.

Avv. Emanuele Nati

Responsabile Protezione Dati
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